Escoja un trámite
Los 16 trámites están agrupados a la izquierda por lo que resuelven: plata, comunicaciones, espacios y personas. Cada uno abre con lo que hay que saber y el enlace directo a su formato.
Busque por lo que necesita conseguir: espacio, refrigerio, pieza gráfica.
Solicitud de presupuesto para evento
Primer paso de cualquier evento con costo. Sin este radicado aprobado no se puede contratar proveedores ni pedir anticipos.
Solicitud de anticipo
Para gastos que hay que pagar antes del evento y no admiten reembolso posterior, como depósitos a proveedores.
Legalización de gastos
Se radica después del evento con las facturas soporte. Si se pasa el plazo, el valor se descuenta por nómina al responsable.
Orden de compra a proveedor
Obligatoria para cualquier proveedor externo. El proveedor debe estar inscrito antes de radicar; inscribirlo toma una semana adicional.
Solicitud de pieza gráfica
Afiches, pendones, plantillas de correo y piezas para redes. Incluye una ronda de ajustes; una segunda ronda corre el plazo tres días.
Publicación en redes del Departamento
Programa la publicación en las cuentas oficiales. Requiere que la pieza gráfica ya esté aprobada.
Cubrimiento fotográfico y de video
Un fotógrafo o camarógrafo asignado al evento. La disponibilidad es limitada en semanas de grado y de inducción.
Reserva de pantallas del campus
Las pantallas de los bloques 19, 38 y la biblioteca. Rotan en ciclos de una semana y se llenan rápido.
Reserva de auditorio o salón
Hágalo antes que cualquier otra cosa: la fecha del evento depende de esto y los auditorios grandes se reservan con meses de anticipación.
Solicitud de refrigerios
Café, refrigerio o almuerzo. Se cobra al centro de costo del evento, así que el presupuesto ya debe estar aprobado.
Préstamo de equipos audiovisuales
Micrófonos, videobeam, sonido y trípodes. Los auditorios ya tienen dotación propia: revise antes de pedir por aparte.
Parqueadero para invitados externos
Cupos reservados en la portería. Sin este registro el invitado paga tarifa de visitante y hace fila.
Registro en el calendario institucional
Publica el evento en la agenda pública de la Universidad. Es lo que permite que gente de fuera de la Escuela se entere.
Listado de asistentes
La lista definitiva que se entrega a portería y con la que se generan los certificados. Se cierra dos días antes.
Certificados de asistencia
Se generan a partir del listado de asistentes y llegan al correo de cada persona. Requiere que la asistencia real esté marcada.
Tiquetes y hospedaje para conferencista
Vuelos, hotel y transporte terrestre de invitados externos. Las tarifas suben mucho después del plazo, así que llegar tarde cuesta plata real.