Escoja un trámite
Los 16 trámites están agrupados a la izquierda por lo que resuelven: plata, comunicaciones, espacios y personas. Cada uno abre con su plazo, el enlace a su Excel y el formulario para llenarlo sin salir de aquí.
Si no sabe por dónde empezar, la reserva del espacio es la que más anticipación pide.
15 días hábiles antes
Solicitud de presupuesto para evento
Dirección Administrativa y Financiera
Primer paso de cualquier evento con costo. Sin este radicado aprobado no se puede contratar proveedores ni pedir anticipos.
10 días hábiles antes
Solicitud de anticipo
Tesorería
Para gastos que hay que pagar antes del evento y no admiten reembolso posterior, como depósitos a proveedores.
5 días hábiles después
Legalización de gastos
Tesorería
Se radica después del evento con las facturas soporte. Si se pasa el plazo, el valor se descuenta por nómina al responsable.
20 días hábiles antes
Orden de compra a proveedor
Compras y Contratación
Obligatoria para cualquier proveedor externo. El proveedor debe estar inscrito antes de radicar; inscribirlo toma una semana adicional.
8 días hábiles antes
Solicitud de pieza gráfica
Comunicación Creativa
Afiches, pendones, plantillas de correo y piezas para redes. Incluye una ronda de ajustes; una segunda ronda corre el plazo tres días.
5 días hábiles antes
Publicación en redes del Departamento
Comunicaciones EAFIT
Programa la publicación en las cuentas oficiales. Requiere que la pieza gráfica ya esté aprobada.
10 días hábiles antes
Cubrimiento fotográfico y de video
Comunicación Creativa
Un fotógrafo o camarógrafo asignado al evento. La disponibilidad es limitada en semanas de grado y de inducción.
7 días hábiles antes
Reserva de pantallas del campus
Comunicaciones EAFIT
Las pantallas de los bloques 19, 38 y la biblioteca. Rotan en ciclos de una semana y se llenan rápido.
30 días calendario antes
Reserva de auditorio o salón
Gestión de Espacios
Hágalo antes que cualquier otra cosa: la fecha del evento depende de esto y los auditorios grandes se reservan con meses de anticipación.
8 días hábiles antes
Solicitud de refrigerios
Servicios Generales
Café, refrigerio o almuerzo. Se cobra al centro de costo del evento, así que el presupuesto ya debe estar aprobado.
5 días hábiles antes
Préstamo de equipos audiovisuales
Recursos Audiovisuales
Micrófonos, videobeam, sonido y trípodes. Los auditorios ya tienen dotación propia: revise antes de pedir por aparte.
3 días hábiles antes
Parqueadero para invitados externos
Seguridad y Logística
Cupos reservados en la portería. Sin este registro el invitado paga tarifa de visitante y hace fila.
20 días hábiles antes
Registro en el calendario institucional
Comunicaciones EAFIT
Publica el evento en la agenda pública de la Universidad. Es lo que permite que gente de fuera de la Escuela se entere.
2 días hábiles antes
Listado de asistentes
Escuela de Ciencias Aplicadas e Ingeniería
La lista definitiva que se entrega a portería y con la que se generan los certificados. Se cierra dos días antes.
10 días hábiles después
Certificados de asistencia
Educación Permanente
Se generan a partir del listado de asistentes y llegan al correo de cada persona. Requiere que la asistencia real esté marcada.
25 días hábiles antes
Tiquetes y hospedaje para conferencista
Viajes y Protocolo
Vuelos, hotel y transporte terrestre de invitados externos. Las tarifas suben mucho después del plazo, así que llegar tarde cuesta plata real.